L’inquadramento giuridico più utilizzato per intraprendere una attività di equitazione integrata® o ippoterapia in generale è quello associazionistico; che si tratti di una associazione sportiva dilettantistica, di promozione sociale, ONLUS o di volontariato è importante avere le idee chiare su come gestire una associazione.

Molti tecnici ed appassionati ingenuamente concentrano le sole loro attenzioni sul necessario raggiungimento di competenze tecniche riferite all’attività che si desidera intraprendere: se si punterà a lavorare come dipendente o collaboratore di un maneggio già esistente può avere senso sviluppare le sole proprie competenze tecniche in quanto gli aspetti amministrativi, gestionali e contabili saranno di attinenza esclusiva dei gestori del centro ippico stesso e degli eventuali loro amministrativi.

Per alcuni però, le aspirazioni professionali non si limitano solo a “dipendere” da un “padrone” con la “garanzia” di un lavoro sicuro (già miraggio nel mondo del lavoro “normale”, figuriamoci in campo equestre) ma puntano a gestire in autonomia un maneggio o, nel settore dell’ippoterapia, aprire una propria associazione e promuovere –in totale autonomia- le proprie attività nel sociale in momenti e spazi settimanali concordati con i centri equestri ospitanti o all’interno di un maneggio in gestione esclusiva.

In questo caso i quesiti riguarderanno l’apertura e, successivamente come gestire una associazione.

Già in un precedente articolo abbiamo toccato il tema di come aprire una associazione, chi coinvolgere per portare avanti l’idea associazionistica, come creare uno statuto e come strutturarsi sul piano delle operatività.

In questa sede desideriamo porre l’accento su come gestire una associazione partendo dai suoi fondamenti, suggerimenti probabilmente elementari, ma importanti per comprendere appieno onori ed oneri di una scelta che deve essere affrontata con decisione e tenacia.

Ecco alcune regole da seguire per gestire correttamente una associazione:

Libri contabili e sociali

Il codice civile non prevede obblighi specifici in merito ai libri sociali ed alla contabilità sociale delle associazioni sportive dilettantistiche non riconosciute alle quali è consentita ampia libertà agli accordi tra gli associati; ne deriva pertanto che sono obbligatori esclusivamente i libri contabili e sociali previsti dal proprio statuto.

E’ comunque consigliabile, ai fini di una corretta amministrazione e di una possibile tracciabilità, la tenuta dei libri sociali (senza obbligo di vidimazione) previsti in questo settore.

Per le associazioni sportive dilettantistiche che svolgono esclusivamente attività istituzionale i libri contabili e sociali da tenere sono:

• Libro dei soci: redatto in forma libera (fondamentale è che riporti nell’intestazione la ragione sociale della associazione) e contenente tutti i dati di ogni singolo socio (nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza completa, codice fiscale, indirizzo e-mail e numero di telefono).
  I soci devono essere numerati con ordine progressivo dalla data di ammissione alla associazione registrando nel libro anche la stessa. Ulteriori dati da inserire possono essere il numero di tessera e la data di rilascio della stessa, l’ente rilasciante ed il tipo di assicurazione attivata, la data, l’importo e la modalità di pagamento della quota associativa annuale.
  Il libro soci dev’essere aggiornato regolarmente ed ogni qualvolta vengono ammessi nuovi soci. L’ammissione a socio è subordinata alla richiesta scritta fatta dall’aspirante socio ed indirizzata al consiglio direttivo (con apposito modulo) al quale competerà la decisione di ammissione o meno del socio.
• Libri dei verbali delle assemblee degli associati: per gestire una associazione in maniera corretta è necessario svolgere tutte le assemblee annuali ordinarie (dei soci e del consiglio direttivo) previste dal proprio statuto e quelle straordinarie qualora se ne presenti la necessità. Le assemblee dei soci e quelle del consiglio direttivo devono essere registrate con apposito verbale scritto e redatto dal segretario generale (o persona designata in sostituzione).
  I verbali devono essere conservati nel libro dei verbali delle assemblee suddivise in:
  a) Verbali delle assemblee dei soci: anch’esso in forma libera nel quale dovranno essere annotate tutte le delibere prese dalla assemblea dei soci, organo sovrano al quale competono le funzioni deliberative della associazione tra le quali: la programmazione della attività sportive, delle manifestazioni indette e delle eventuali raccolte fondi, la nomina del consiglio direttivo e l’approvazione del bilancio consuntivo e preventivo.
  b) Verbali delle assemblee del consiglio direttivo: contenente tutte le delibere del consiglio direttivo tra le cui funzioni vi sono la redazione del rendiconto economico-finanziario, l’ammissione degli associati e l’ammontare della quota associativa che ogni socio dovrà versare annualmente, la convocazione delle assemblee degli associati, la formulazione del regolamento interno e l’esecuzione dei provvedimenti e delle decisioni deliberati dalla assemblea dei soci.
• Prima nota di cassa: registro (in carta libera, utilizzabile anche un file excel) nel quale vengono registrate tutte le operazioni in entrate e in uscita in contanti o attraverso il conto corrente bancario intestato alla associazione. Ai sensi dell’art. 25, c. 5, legge 133/1999, modificato dall’art. 37, c. 5, legge 342/2000, i movimenti in entrata e in uscita, di valore pari o uguale a euro 516,46, devono obbligatoriamente transitare attraverso conti correnti bancari o postali intestati alla associazione, pena l’applicazione di sanzioni amministrative e la decadenza da importanti benefici di carattere tributario.
• Bilancio: per quanto il codice civile non imponga l’obbligo alla stesura del bilancio, ai fini fiscali si evince l’obbligo alla redazione di un bilancio annuale (rendiconto economico-finanziario) ai sensi del D. Lgs. 4 dicembre 1997, n. 460. Spetta al consiglio direttivo la redazione del bilancio annuale (solitamente l’esercizio sociale si apre il 01 gennaio e si chiude al 31 dicembre dell’anno in corso) nel quale devono rientrare tutte le entrate e le uscite dell’anno di riferimento suddivise per voci (in riferimento al piano dei conti della associazione).
  Devono quindi risultare tutte le entrate e le uscite istituzionali (quote associative, donazioni, raccolte fondi ecc., costi del personale, rimborsi di spesa ecc.) e, separatamente, le entrate e le uscite derivanti da eventuali attività non istituzionali (considerate commerciali).
  Il rendiconto deve essere accompagnato da una relazione illustrativa (a cura del consiglio direttivo) delle attività svolte durante l’anno (manifestazioni, trasferte, gare ecc.); entrambi i documenti devono essere sottoposti all’assemblea dei soci entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale (generalmente entro il 30 aprile dell’anno successivo) e depositati agli atti della associazione affinchè siano a libera consultazione di tutti i soci.

Il regime fiscale agevolato della Legge 398 del 16.12.1991 applicabile alle associazioni sportive dilettantistiche riconosciute dal CONI esonera quindi le stesse alla tenuta delle scritture contabili previste per i soggetti che esercitano attività commerciale (libro giornale, libro inventari, registro dei beni ammortizzabili e di magazzino, registri iva ecc.).

Non vi è inoltre l’obbligo ad mettere fatture, scontrini e ricevute fiscali (solo per l’attività commerciale), tantomeno non è obbligatorio effettuare la dichiarazione e la comunicazione IVA (si se si svolte attività commerciale);

Resta invece l’obbligo a:

• Conservare e numerare le fatture emesse e di acquisto;
• Fatturare le operazioni di sponsorizzazione, cessioni di diritti radio-televisivi e prestazioni pubblicitarie;
• Registrare i corrispettivi e i proventi derivanti da attività commerciale;
• Versare trimestralmente l’iva (su fatture emesse);
• Tenere ed aggiornare mensilmente il Registro IVA Minori (D.M. 11 febbraio 1997) vedi articolo “Regime fiscale agevolato (Legge 398/1991): cos’è e quali sono le agevolazioni.”;
• Rendicontare gli eventi di raccolta fondi e la destinazione d’impiego dei proventi derivanti dall’eventuale accredito del 5×1000;
• Certificare i corrispettivi per accessi a manifestazioni sportive con biglietti d’ingresso o abbonamento con contrassegno SIAE;
• Effettuare a mezzo conto corrente bancario o postale (intestato all’associazione) tutte le operazioni sia in entrate che in uscita con importo superiore a € 516,46;
• Presentare la dichiarazione dei redditi (Modello UNICO Enti non commerciali) ed il Modello 770 (ove previsto).
  

Per gestire una associazione, come specificato, occorre quindi ottemperare alle indicazioni contenute nel presente articolo ma si rendono necessari ulteriori adempimenti derivanti dal regime fiscale agevolato Legge 398/1991 nonché dalla gestione di attività sportiva dilettantistica di cui parleremo nel prossimo articolo.